Voici le premier volet de la saga en 3 parties “guide de survie du télétravail”, nous vous présentons les outils indispensables à une équipe remote.
Raphaël, Michaël et moi avons fondé The Computer Firm (TCF pour les intimes), en juillet 2016. Nous nous étions rencontrés quelques mois auparavant, dans le petit paradis qu’est Bali. Nous participions alors à un “Startup Weekend”, une compétition durant laquelle une équipe pluridisciplinaire (développeurs, marketeurs, designers) travaille durant 54 heures non stop à la création d’une startup.
6 mois après la création de TCF, nous nous versions des salaires. 4 ans plus tard, nous avons une équipe de 6 personnes à plein temps et avons créé plus de 70 applications, sites internet et campagnes marketing pour des clients sur 4 continents.
Le tout… entièrement en télétravail (ou en “remote” comme on dit dans le jargon). Avec la crise du COVID-19, de nombreuses entreprises se voient obligées de transitionner vers le télétravail, ce qui peut être vraiment intimidant au début.
Nous avons décidé de vous partager notre expérience lors d’une saga en 3 parties :
- Les outils gratuits (ou presque) pour faciliter le télétravail
- Les techniques de communication et de “team building” que nous utilisons
- Nos conseils pour être efficaces en télétravail
Partie 1 : Les outils gratuits (ou presque) pour faciliter le télétravail
Pour commencer notre guide du télétravail efficace et agréable, nous vous parlons des outils que nous utilisons au quotidien, et qui nous permettent de communiquer, d’échanger avec nos clients, de partager informations, images et fichiers encore plus efficacement que si nous nous trouvions dans le même bureau.
Slack, l’outil de communication indispensable pour les équipes à distance Lien pour Slack
S’il ne devait y avoir qu’un outil pour faciliter le travail à distance, ce serait Slack. Il permet de combattre l’ennemi numéro 1 de l’équipe à distance : les chaînes d’emails infinies. Slack est un outil de chat collaboratif, qui permet à toute l’équipe de communiquer instantanément.
Il suffit de créer des canaux pour les différents projets sur lesquels vous travaillez et d’inviter les membres de votre équipe à les rejoindre. Vous pouvez échanger des informations sur le projet, et partager des documents et images. Le gain de temps est énorme : plus aucun email en interne, et une grand facilité à retrouver informations et documents.
Sur Slack, on ❤️
- Le gain de temps généré par la suppression des mails internes
- La facilité à retrouver les informations et documents
- La centralisation des communications
Sur Slack, on aimerait 🖤
- La possibilité de marquer un message comme non-lu, pour traitement à postériori
- La possibilité d’enregistrer des notes vocales
Whereby, la visioconférence gratuite, conforme RGPD et sans installation de logiciel Lien pour Whereby
Nous utilisons la plateforme Whereby pour nos appels en visio conférence. Le grand avantage de Whereby par rapport à Zoom ? Pas besoin de télécharger d’application. Il suffit de créer une salle de conférence virtuelle, de copier/coller le lien, et de le partager avec votre interlocuteur qui l’ouvre dans son navigateur.
Sur Whereby, on ❤️
- Pas d’installation requise, il suffit de cliquer sur le lien et tout se fait dans le navigateur
- Les données sont hébergées dans l’Union Européenne et la plateforme est conforme RGPD
- Une fois le lien créé, par exemple whereby.com/nomduclient, il est valide à l’infini : pas besoin de recréer un lien à chaque fois
Sur Whereby, on aimerait 🖤
- La possibilité d’enregistrer les conférences (version payante seulement)
- La possibilité d’organiser des conférences avec plus de 4 participants (version payante seulement)
Loom, pour créer des enregistrements de vos présentations Lien pour Loom
Loom est un outil qui permet d’enregistrer l’écran de votre ordinateur, votre voix et même votre webcam, puis de partager la vidéo. Nous l’utilisons souvent, par exemple, pour créer présenter à nos clients des démos, ou même pour leur présenter une proposition de projet que nous leur aurions précédemment présentée en personne.
En quelques clics, nous enregistrons la vidéo de notre écran, en décrivant les différentes informations, puis le programme crée automatiquement un lien que nous transmettons par email à nos clients. Ainsi, celui-ci peut regarder la vidéo à sa convenance, et la visionner autant de fois qu’il le souhaite.
Sur Loom, on ❤️
- La simplicité d’utilisation : un simple clic et vous enregistrez votre écran, son et vidéo
- L’ajout possible de votre caméra en miniature en bas de la capture d’écran
- La possibilité pour le destinataire de visionner la vidéo à sa convenance, à l’infini
- Qu’il ne soit pas nécessaire d’installer une application : tout se fait dans le navigateur
- La possibilité d’éditer les vidéos : les raccourcir et y ajouter notes et emojis
- La possibilité de télécharger les vidéos en mp4
Sur Loom, on aimerait 🖤
- Vraiment… rien à redire.
Google Drive, la magie du Cloud Lien pour Drive
Notre entreprise est presque entièrement gérée depuis le Cloud. Nous pouvons y accéder depuis n’importe où, et sans aucun risque de perte d’informations en cas de problème avec nos ordinateurs. Notre Google Drive est organisé comme un serveur interne, avec un fichier pour chaque projet.
Qu’en est-il de la sécurité des informations sur Google ? Tout dépend de la sensitivité des informations que vous manipulez. Le problème le plus fréquent vient de la sécurité des mots de passe. Assurez-vous que les mots de passes utilisés par vos employés soient assez complexes pour ne pas être devinés facilement, et bien gardés secrets. Il est également recommandé de mettre en place l’authentification à deux facteurs.
En cas de doute, ne mettez pas vos fichiers les plus confidentiels sur le Cloud.
Sur Google Drive, on ❤️
- La facilité d’accès aux informations, idéale pour travailler de n’importe où
- La possibilité de donner accès aux fichiers et documents en un simple partage de lien
- La possibilité d’éditer des documents collaborativement, qui évite de se perdre entre les différentes versions
- La fonction recherche qui permet de retrouver les documents facilement
Sur Google Drive, on aime moins 🖤
- Google Sheets ne permet pas toutes les fonctionnalités d’Excel
Numéro Skype, pour utiliser votre portable comme un téléphone fixe Lien pour Skype
Skype propose un service payant (une quarantaine de francs par an), qui permet de créer un numéro de téléphone fixe lié à votre compte Skype, avec l’indicatif de votre choix. Il permet de répondre aux appels entrants depuis l’application Skype, d’où que vous vous trouviez. Idéal lorsque certains membres de votre équipe ne sont pas rattachés à votre bureau.
Avec le numéro Skype, on aime :
- La possibilité d’appeler nos clients avec nos numéros fixe d’entreprise depuis nos portables, où que nous nous trouvions
- L’abonnement qui comprend les appels gratuits vers la plupart des posts fixes internationaux
- Les appels entrants sonnent sur les portables de tous les collaborateurs, ce qui permet de ne pas manquer d’appels même si personne n’est au bureau
À propose du Numéro Skype, on aime moins 🖤
- La version suisse ne permet de choisir que 3 indicateurs possibles : Genève, Thun et Zürich
- L’expérience utilisateur Skype, pas toujours idéale
Il n’est pas toujours facile de faire la transition vers une équipe travaillant efficacement à distance. Après 4 ans de recherche d’optimisation de nos procédés, ces outils se sont révélés indispensables, et nous les utilisons au quotidien. Nous espérons qu’ils vous seront utiles ! N’hésitez pas à nous faire part de vos impressions, ou de vos questions pour mieux travailler à distance.
Dans le prochain épisode de la saga télétravail, nous vous présenterons nos techniques de communication au quotidien pour une équipe à distance, pour une efficacité maximale et des collaborateurs soudés.
