Guide de survie du télétravail partie II : nos techniques de communication pour une équipe soudée et efficace

18/08/2020

Marielle Schneider

Dans cette seconde partie du guide de survie du télétravail, je vous parle de nos techniques de communication, mises en place au cours des 4 années d’existence de TCF.

Retrouvez ici la première partie du guide de survie. Nous vous y présentons les outils que nous utilisions pour maintenir une productivité optimale en tant qu’équipe basé à distance : Slack, Whereby, ou encore Loom. 


Depuis la fondation de TCF, nous avons pleinement profité des opportunités offertes par le travail à distance :

  • Michaël a travaillé 3 mois dans un van aménagé au Portugal, afin de profiter des vagues du littoral portugais.
  • Raphaël a passé 3 mois dans le bush australien, lorsqu’il a créé une seconde entreprise à côté de TCF.
  • Quant à moi, j’ai eu la chance de passer 10 mois dans un espace de coworking extraordinaire à Bali, entourée d’entrepreneurs brillants.
dojo télétravail coworking tcf
Dojo Bali, where the magic happens

Nous sommes une équipe basée à travers monde, sur plusieurs fuseaux horaires et avons fondé TCF sur le principe de “travailler pour vivre” plutôt que le contraire. Nous avons dû adopter ou mettre au point plusieurs techniques de communication, pour une équipe en télétravail soudée et efficace.

Les Daily Scrum Meetings, pour garder une vue d’ensemble sur les tâches de l’équipe

slack daily scrum meetings télétravail techniques communication

Daily Scrum est une technique de gestion de projet selon laquelle chaque matin, chacun des membre de l’équipe partage avec le reste de l’équipe :

  • Un rapide résumé des tâches qu’il a réalisées la veille
  • Celles qu’il prévoit de réaliser durant la journée à venir
  • Les questions éventuelles qu’il pourrait avoir pour les autres membres de l’équipe.

Ainsi, chacun est en permanence informé du travail qui a été effectué, et de ce qu’il reste à faire.

Psychologiquement, ça nous aide aussi à créer une impression des collègues qui “arrivent au bureau”. Quand ils postent leur Daily Scrum, on sait qu’ils sont là et que l’équipe est au travail. 

Deux points hebdomadaires avec des objectifs complémentaires

Deux fois par semaine, à heure fixe, nous nous retrouvons tous dans notre salle de conférence virtuelle Whereby.
Ces deux réunions sont structurées différemment : 

  • Durant le point de début de semaine, sont discutés seulement les projets problématiques, sur lesquels nous avons des questions spécifiques. Cela nous permet de nous concentrer sur projets qui requièrent une attention particulière.
  • Lors du point de fin de semaine, nous passons rapidement à travers l’ensemble des projets. Ainsi, au minimum une fois par semaine, tous les projets sont discutés, et rien ne “traîne”. 
vanoffice télétravail remote

Les Company Trips, pour travailler sur des sujets de fond et passer des bons moments

Ceux-ci sont réellement importants pour la “santé” de TCF. Deux à trois fois par an, nous nous réunissons dans une destination différente pour y passer 10 à 15 jours ensemble. Durant ces voyages, nous organisons notre emploi du temps afin de ne pas avoir de travail à réaliser pour nos clients. 

Nous dédions la moitié de notre temps à du travail de haute productivité sur des tâches de fond : stratégie de communication, refonte de notre site, etc. L’autre moitié, pas de travail mais randonnées en montagne, sorties nocturnes, ski, etc.

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Budapest, juillet 2017

Durant les 4 dernières années, nous nous sommes rendus à Budapest, Paris, ou encore dans les montagnes du Valais.

Notre prochaine destination ? Tel Aviv, dès que la situation le permet !

Les emplois du temps partagés, pour de grandes plages de concentration sans dérangement

Nous avons chacun un emploi du temps défini pour la semaine. Il nous permet libérer de longues plages de travail pour projets qui demandent concentration et créativité.

Par exemple, nous savons tous que les matinées de Mike sont réservées à du travail de design. Après avoir fait son scrum, il ne consulte ni ses mails, ni Slack. Raphaël travaille le vendredi sur la journée sur la résolution des tickets de développement dans son pipeline. 

Cela nous permet de travailler sans interruption et de nous concentrer sur une tâche à la fois. A la fin d’une telle semaine, nous avons remarqué que notre sentiment d’accomplissement était plus grand, et que notre cerveau n’est pas au bord de l’explosion.

Conclusion

Plus l’équipe est dispersée, plus il est important de mettre en place les techniques de communication optimales.

En plus d’être indispensable à la bonne avancée des projets, celles-ci impactent réellement le sentiment de cohésion au sein de l’équipe. Lorsque celui-ci pêche, cela se ressent tout de suite sur la motivation et la productivité d’une équipe remote. 

C’est pourquoi la mise en place de techniques de communication efficaces est indispensable pour une équipe en télétravail.


Il n’est pas toujours facile de faire la transition vers une équipe travaillant efficacement à distance. Après 4 ans de recherche d’optimisation de nos procédés, ces outils se sont révélés indispensables, et nous les utilisons au quotidien. Nous espérons qu’ils vous seront utiles !

N’hésitez pas à nous faire part de vos impressions, ou de vos questions pour mieux travailler à distance.

Dans le prochain épisode de la saga télétravail, nous partagerons nos routines quotidiennes et notre environnement de travail, pour une productivité optimale.